Stadgar för SAP Svenska Användarförening - SAPSA
§1 Föreningens namn och säte
Föreningens namn är SAP Svenska Användarförening.I dagligt tal benämnt SAPSA.organisationsnr 802405-9548. Föreningen har sitt säte i Stockholm.
§2 Mål och syften
Föreningen skall vara ett forum för:
- presentation av "best practice" inom användandet av SAP
- presentation av ny teknik, metoder och processer
- utbyte av erfarenheter
- skapande av personliga nätverk
- öppen diskussion mellan SAP, medlemmar och partners i föreningen
- upprätthållande och utveckling av ekosystemet på den Svenska SAP-marknaden
Arbetet inom föreningen skall bygga på medlemmarnas aktiva medverkan.
Föreningen skall även tillvarata medlemmarnas intresse när det gäller:
- långsiktig utveckling av SAP's underhåll, process och funktionalitetsutveckling
- anpassning i SAP's programvaror till medlemmars behov av processtöd
- processer för effektivt åtgärdande av brister och fel i SAP's programvaror
§3 Föreningens organisation
Föreningens medlemmar bidrar aktivt till föreningens mål och syfte bland annat genom att medverka i föreningens olika organ. Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet. Mellan årsmötena leds föreningens verksamhet av en styrelse i enlighet med dessa stadgar. Om så påkallas av minst 50 procent av medlemsföretagen eller föreningens styrelse kan extra årsmöte hållas mellan två ordinarie årsmöten.
§4 Verksamhetsår
Föreningens verksamhetsår är från och med 1 januari till och med 31 december.
§5 Medlemskap
Som medlem i föreningen antas företag som är SAP-kunder, det vill säga företag som använder SAPs programvaror för verksamhetsstöd inom sitt företag, samt godkänner föreningens stadgar
Medlemsföretag skall:
- utse en SAPSA-kontaktperson
- aktivt främja föreningens mål och syften
- inte utöva personalvärvningar eller direkta försäljningsaktiviteter i samband med föreningens olika aktiviteter
Medlem har rösträtt, yttranderätt och förslagsrätt vid föreningens årsmöte.
Medlemmarnas rätt att deltaga i handhavandet av föreningens angelägenheter utövas på föreningsmöten ,benämnda årsmöte och extra årsmöte.
Ansökan om inträde i föreningen prövas av kansliet genom en av styrelsen beslutad process. Avslås ansökan skall i beslutet anges skälen till avslag.
Medlems utträde ur föreningen skall meddelas kansliet. Medlem som, trots skriftlig påminnelse, ej erlagt stadgeenlig årsavgift inom tre månader efter den dag då betalningspåminnelse avsänts, skall anses ha utträtt ur föreningen.
§6 Årsavgift
Årsavgiftens storlek beslutas av ordinarie årsmöte. Inbetald årsavgift återbetalas ej.
§7 Associerad medlem
Företag som uppfyller kriterierna att de antingen saluför konsulttjänster med SAP kompetens eller saluför produkt av intresse för föreningens medlemmar kan bli associerad medlem.
Associerad medlem har inte rösträtt.
Associerade medlemmar ska aktivt bidra till föreningens stadgeenliga mål.
§8 Årsavgift för associerad medlem
Årsavgiftens storlek beslutas av ordinarie årsmöte. Inbetald årsavgift återbetalas ej.
§9 Partner
Associerad medlem enligt §7 ovan kan efter ansökan till styrelsen utses till Partner. Partnerskapet gäller kalenderår.
§10 Årsavgift för Partner
Den årliga Partneravgiften fastställs av styrelsen. Inbetald partneravgift återbetalas ej.
§11 Styrelsen
Styrelsen företräder föreningen och ansvarar för dess förvaltning mellan ordinarie årsmöten.
Det åligger styrelsen att:
- tillse att verksamheten bedrivs enligt fastställda mål och stadgar
- verkställa av årsmötet fattade beslut
- planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
- tillsätta för föreningens verksamhet erforderliga arbetsgrupper
- till årsmötet avge verksamhetsberättelse och årsredovisning för senaste verksamhetsår samt
- förslag till verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår
- kvalitetssäkra verksamheten
- bereda ärenden som enskilt medlemsföretag föreslagit till behandling på föreningens årsmöte
Styrelsen skall bestå av ordförande och vice ordförande, från medlemsföretag enl §5, samt kassör, sekreterare och fyra övriga ledamöter.
Styrelsen äger rätt att lägga ut föreningens drift på externt serviceföretag.
Styrelsen äger rätt att till styrelsen adjungera ledamöter till styrelsen från externt serviceföretag och eller partnerföretag.
Styrelsen äger rätt att till styrelsen adjungera ledamöter från programvaruleverantören SAP.
Ordförande och kassör väljs jämna årtal, vice ordförande och sekreterare väljs udda årtal.
Avgår ordförande eller vice ordförande inom valperioden skall styrelsen inom sig utse ersättare intill nästa årsmöte.
Konstituerande styrelsemöte skall hållas i omedelbar anslutning till årsmötet.
Styrelsen sammanträder minst sex gånger per år eller när ordföranden finner så erforderligt eller minst två ledamöter av styrelsen så begär.
Styrelsen är beslutsför då minst hälften av ledamöterna är närvarande på mötet. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
Styrelsens protokoll undertecknas av mötets ordförande och sekreterare.
Föreningens firma tecknas av styrelsens ordförande och kassör tillsammans. För verksamhetens drift äger kassören rätt att ur likvida medel självständigt hantera enskilt belopp enligt attestförordning.
Föreningens tillgångar skall endast utgöras av likvida medel, banktillgodohavande och inventarier för verksamhetens drift.
§12 Revision
Styrelsens förvaltning av föreningens räkenskaper för det senaste verksamhetsåret skall granskas av två på årsmötet utsedda revisorer. För revisorerna utses minst en ersättare. Styrelsen skall alltid tillse att revisorerna har tillgång till och insyn i föreningens räkenskaper och övriga handlingar. Revisorerna skall i god tid före årsmötet avge sin revisionsberättelse till styrelsen.
§13 Valberedning
Föreningens valberedning skall bestå av två ordinarie ledamöter och en ersättare, dock ej styrelsemedlemmar.
Valberedningen skall till årsmötet lägga förslag på personer som skall ingå i nästkommande styrelse respektive vara revisorer enligt föreskrivna stadgar.
Valberedningens förslag skall tillställas styrelsen senast 2 veckor innan årsmötet.
§14 Rösträtt
Endast medlemmar äger rösträtt på årsmöte.
På styrelsemöten äger endast närvarande ur styrelsen rösträtt.
Adjungerad styrelsemedlem har inte rösträtt.
§15 Årsmöte
Ordinarie årsmöte avhålls under tiden 1/3 - 30/6. Styrelsen beslutar om tid och plats för årsmötet.
För att vara behörigt utlyst skall kallelse och dagordning för årsmötet utsändas till samtliga medlemmar senast två veckor i förväg.
Förannonsering av årsmöte skall ske 8 veckor innan ordinarie årsmöte. Förannonsering skall innehålla plats samt datum för ordinarie årsmöte.
Årsmötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar, som är närvarande på mötet. Varje medlemsföretag har en röst.
Ledamot av styrelsen äger ej rätt att delta i beslut om ansvarsfrihet eller val av revisor.
Vid årsmötet skall följande ärenden behandlas:
1. Mötets öppnande och fastställande av röstlängd för mötet
2. Fråga om mötet har stadgeenligt utlysts
3. Fastställande av dagordning
4. Val av ordförande samt sekreterare för mötet
5. Val av justeringsmän samt rösträknare
6. Styrelsens verksamhetsberättelse samt resultat- och balansräkning för det avslutade verksamhetsåret samt disposition av över-/underskott?
7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning av det avslutade verksamhetsåret
8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser
9. Fastställande av medlemsavgift för innevarande år
10. Fastställande av verksamhetsplan samt budget för det innevarande verksamhetsåret
11. Val av föreningens ordförande och övriga styrelseledamöter, samt revisorer och valberedning
12. Behandling av ärenden som styrelsen hänskjutit till årsmötet eller enskild medlem föreslagit till behandling. Sådant ärende skall vara styrelsen tillhanda senast 4 veckor före årsmötet.
13. Mötets avslutande
§16 Extra årsmöte
Om styrelsen eller revisorerna eller hälften av föreningens medlemmar så kräver, kallar styrelsen till extra årsmöte. På ett extra årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas. För att vara behörigt utlyst skall kallelse och dagordning för extra årsmötet utsändas till samtliga medlemmar senast två veckor i förväg.
§17 Beslut och omröstning på årsmöte och extra årsmöte
Beslut fattas baserat på räkning av röstkort med företagsnamn. Vid omröstning avgörs frågorna genom enkel majoritet, med undantag för upplösning där minst 2/3 av antalet avgivna röster krävs. Omröstning sker öppet, Vid lika röstetal har årsmötets ordförande utslagsröst. Beslut bekräftas med klubbslag.
§18 Stadgefrågor
Vid ändring av föreningens stadgar erfordras beslut vid två på varandra följande föreningsmöten, varav minst ett ordinarie årsmöte.
§19 Hedersmedlem
Styrelsen äger rätt att som hedersmedlem avgiftsfritt välja in enskild person som positivt bidrar/bidragit till att föreningens mål & syfte främjats. Hedersmedlem äger ej rösträtt på föreningens årsmöte.
§20 Upplösning
Förslag om föreningens upplösande får framläggas enbart till ordinarie årsmöte. Upplösning av föreningen skall fattas på två på varandra följande föreningsmöten, varav minst ett ordinarie årsmöte. Vid upplösningen skall föreningens skulder betalas. Därefter skall föreningens tillgångar gå till verksamhet i enlighet med föreningens syfte. Hur detta sker beslutas på det sista årsmötet.
Dessa stadgar godkändes första gången vid årsmöte 2009-04-22
samt kommer att behandlas för godkännande andra gången på extra föreningsmöte i samband med SAPSA Impuls 2009-11-10/12
Dessa stadgar godkändes första gången på extra föreningsmöte 2003-02-04 och andra gången på ordinarie årsmöte 2003-04-02.